Rapport d’activité 2022 du président et du secrétariat à l’attention de l’autorité de surveillance de la fondation
Après deux années difficiles, au cours desquelles le conseil de fondation arboa n’a pu se rencontrer que sporadiquement, devant régulièrement se contenter de tenir ses séances par voie électronique ou de prendre ses décisions par correspondance, il a de nouveau été possible de gérer normalement la fondation en 2022.
La fondation gère de petites institutions socio-pédagogiques de caractère familial dans la région Biel/Bienne-Seeland. Elle chapeaute actuellement trois institutions dotées de 28 places en tout destinées au placement d’enfants à moyen et long terme. Ces institutions, situées à Aarberg, à Bienne-Boujean et à Safnern, sont au bénéfice d’une autorisation d’exploiter de l’Office des mineurs du canton de Berne. La fondation arboa a conclu avec ce dernier un contrat de prestations entré en vigueur le 1er janvier 2022. Il définit les prestations que les institutions peuvent fournir et le prix qu’elles ont le droit de facturer.
En 2022, le conseil de fondation s’est réuni à trois reprises pour discuter des affaires ordinaires. A l’une d’elle, il s’est retrouvé pour une retraite au restaurant Gottstatterhaus au bord du lac de Bienne afin de s’entretenir plus en profondeur. Par ailleurs, le conseil de fondation s’est réuni deux fois avec les couples de responsables des trois institutions. Ces rencontres ont principalement servi à l’échange d’informations. La partie formelle de la deuxième séance a été beaucoup raccourcie afin de permettre aux membres du conseil de fondation et aux six cadres de nos institutions de jouer ensemble quelques parties de pétanque et de partager un excellent souper. Ces occasions d’échanges informels sont très appréciées de tous les participants.
Lors de ses séances, le conseil de fondation a, en plus des affaires récurrentes telles que les comptes annuels et le budget, traité les objets et pris les décisions que voici :
Projet d’aménagement d’un logement adéquat pour la famille du couple de responsables de l’institution Dählenhof à Safnern.
Il s’agit d’un souhait existant depuis plusieurs années et qui a pu être exaucé grâce à l’amélioration substantielle de la coopération avec la propriétaire de la maison, la fondation Elfenau. Fin 2022, le conseil de fondation a approuvé le projet présenté ainsi que la hausse de loyer prévisible. Après une phase intensive de planification, les travaux de transformation pourront ainsi être réalisés en 2024, ce qui permettra au couple de responsables de continuer d’habiter dans la maison - et ainsi à proximité des enfants placés dont il s’occupe -, tout en préservant une certaine sphère privée avec ses propres enfants. Ces mesures permettront d’appliquer de manière optimale un des points essentiels du concept d’encadrement de la fondation arboa également dans cette institution.
Gestion des dossiers des clients : coopération avec l’entreprise SocialWeb
A la demande des couples de responsables des trois institutions, une analyse détaillée a été réalisée quant à la possibilité de gérer les dossiers des enfants placés plus efficacement, de manière plus professionnelle et conformément à la protection des données, dans les domaines de la gestion des cas, de la planification de l’encouragement et du journal. Après avoir examiné à l’interne la possibilité d’une solution électronique propre, le conseil de fondation a décidé de coopérer avec l’entreprise SocialWeb qui fournit une plate-forme et des instruments informatiques conçus sur mesure pour les institutions socio-pédagogiques du canton de Berne. Vers la fin de l’année, ce projet a déjà pu être mis en œuvre grâce à la formation des collaborateurs dans deux des trois institutions ; la troisième suivra en 2023.
Adaptation aux nouvelles dispositions de la LPEP dans le canton de Berne
Le 1er janvier 2022, les dispositions profondément remaniées de la LPEP sont entrées en vigueur, fournissant aux institutions d’accueil socio-pédagogique du canton de Berne un nouveau cadre, de nouvelles règles et de nouveaux modèles de calcul. Au cours de l’année, il a fallu, au niveau de la fondation en tant qu’organisme responsable des trois institutions, procéder aux dernières adaptations aux nouvelles prescriptions. Un règlement pour le fonds d’infrastructure a ainsi été adopté et quelques adaptations dans le domaine de l’établissement des comptes ont été réalisées. La collaboration avec l’autorité de surveillance (restée inchangée malgré le nouveau droit, à savoir l’Office cantonal des mineurs), a toujours été constructive et cordiale.
Birkenhof Aarberg : Préparation du départ du couple de responsables actuel
Du fait de la proximité particulière des couples de responsables aux enfants dont ils ont la garde, il en résulte des phases délicates nécessitant une bonne planification lors de la transition d’une génération de responsables à la suivante. Or, l’institution du Birkenhof à Aarberg doit se préparer à un tel changement. Dans le courant des années 2026–28, le couple de responsables actuel quittera le Birkenhof ; la plupart des enfants dont il s’occupe – dont certains plus ou moins depuis leur naissance – seront alors devenus majeurs et indépendants. L’administrateur et le conseil de fondation ont donc commencé à la fin de l’année écoulée à étudier les scénarios qui permettront de faire en sorte que le départ du couple de responsables, Barbara et Martin Vonäsch, en fonction depuis une vingtaine d’années, et le réaménagement de l’institution qui lui succédera se déroulent à la satisfaction de tous les intéressés et de manière financièrement supportable. A titre de première mesure, un contrat de prestations supplémentaire a été conclu avec l’Office cantonal des mineurs, lequel permettra aussi l’accueil d’enfants à court terme.
Divers objets
A côté de ces gros « morceaux », le conseil de fondation s’est aussi occupé d’affaires quotidiennes de moindre envergure :
- Octroi de contributions à la formation continue des couples de responsables, d’une part en vue d’améliorer les qualifications requises par les tâches de direction d’un site, de l’autre afin de leur permettre d’exercer une nouvelle activité professionnelle lorsqu’ils auront quitté la fondation arboa.
- Aide à la mise en place d’installations pour petits animaux à la Ferme du Soleil et au Dählenhof à Safnern.
- Examen de la possibilité d’installer des panneaux solaires sur le toit du bâtiment du Birkenhof à Aarberg.
Puis, comme chaque année, le conseil de fondation s’est penché lors de sa retraite sur l’orientation stratégique de la fondation, notamment en réexaminant la nécessité de maintenir, voire d‘élargir l’offre actuelle.
En 2022, le taux d’occupation des trois institutions a encore une fois évolué de manière fondamentalement réjouissante. Dans les premiers mois de l’année, toutes les places du Dählenhof Safnern étaient occupées. En mars, il a toutefois été nécessaire de prendre la difficile décision de déplacer un enfant, la charge pesant sur le couple de responsables et l’ensemble du système étant devenue insoutenable en raison du comportement des parents de l’enfant. Par la suite, les demandes d'accueil d'enfants supplémentaires ont d’abord été traitées avec retenue, afin d'accorder à l'institution le temps de récupération nécessaire. Puis, à la fin de l’année, un arrêt total des accueils a été décrété pour cette institution afin qu’elle puisse disposer de suffisamment de place durant les travaux de construction. Dès lors, plus que sept au lieu de huit ou neuf places d’accueil seront disponibles jusque vers la fin 2024. L’occupation de ces places reste stable.
Ceci a aussi valu pour le Birkenhof à Aarberg. L’accueil d’une jeune fille venue occuper la place initialement réservée aux placements à brève échéance a par la suite été converti en placement ordinaire ; cette jeune fille est finalement restée 15 mois au Birkenhof.
A la Ferme du Soleil également, il n’y a guère eu de places non occupées, et ce malgré le départ de trois frères dans le courant de l’année 2022. Le couple de responsables a décidé d’accueillir de nouveau des enfants en très bas âge afin qu’ils puissent bénéficier de toute la qualité de l’encadrement offert dans le cadre de notre concept fondé sur l’entretien de relations continues et la possibilité de vivre des liens à d’autres personnes. Trois enfants en âge préscolaire, dont deux nourrissons, vivent ainsi à la Ferme du Soleil.
Le conseil de fondation estime que la situation financière peut toujours être considérée comme solide. Grâce aux réserves constituées les années précédentes, rien ne s’oppose à ce que la fondation puisse remplir son but dans les prochaines années. Dans une faible mesure, la fondation continue de recevoir régulièrement des fonds de particuliers sous la forme de dons ou de collectes organisées pour des personnes décédées. L’utilisation de ces fonds est réglée dans le Règlement des fonds de donations de la Fondation arboa. Il a ainsi été possible de financer notamment les installations pour petits animaux déjà évoquées, des activités de vacances et de loisirs à l’extérieur des trois institutions ainsi que des activités de loisirs individuelles de quelques enfants. Par ailleurs, chaque enfant a reçu de la fondation un petit cadeau d’anniversaire, les trois institutions recevant pour leur part un superbe cadeau de Noël dont tous les occupants bénéficieront de manière égale.
Au cours de l’année, l’administrateur a régulièrement tenu le président, les responsables des différents secteurs ou l’ensemble du conseil de fondation au courant de ses autres activités. En plus de la gestion administrative des affaires, des salaires et du personnel, de la préparation et de la coordination de la quantité croissante des informations à fournir à l’autorité de surveillance, ses tâches comprenaient notamment l’encadrement des couples de responsables qu’il assure en tant que personne de contact pour les questions opérationnelles et pédagogiques. A cette fin, une fois par mois, il a rencontré chaque couple de responsables pour des entretiens approfondis et a mené entre ces réunions d’innombrables conversations téléphoniques servant à élucider des questions d’actualité de plus ou moins grande importance.
Un problème de plus en plus pesant est la formation d’équipes de collaborateurs. La pénurie de personnel qualifié s’est également fait sentir dans nos trois institutions. La situation particulière des couples de responsables habitant dans la maison même et de ce fait leur présence quasiment constante – ce qui est plutôt inhabituel – constituent des conditions très exigeantes pour les collaborateurs venant de l’extérieur. Durant les dernières années, il a été régulièrement possible de recruter des éducateurs sociaux satisfaisant particulièrement bien à ces conditions. Du fait de la baisse du nombre des candidatures, cela a été relativement difficile ces derniers temps. Mais heureusement, nous sommes toujours parvenus à trouver des collaborateurs qui s’identifient à nos tâches et à notre concept de sorte que nous pouvons continuer d’offrir la qualité d’encadrement souhaitée aux enfants qui nous sont confiés pour plusieurs années.
C’est pourquoi le président tient cette année avant tout à remercier les collaboratrices et collaborateurs des trois institutions, notamment les trois couples de responsables qui, par leur forte présence dans les institutions et leur grand dévouement pour garantir le bien-être des résidents, s’efforcent d’assurer en tout temps le meilleur développement possible aux enfants qui leur sont confiés. Il remercie toutefois bien sûr aussi les membres du conseil de fondation qui, en se consacrant lors des séances de manière approfondie aux exigences de notre fondation en tant qu’organisme responsable des trois institutions ou en traitant également de dossiers particuliers – chacun en fonction de ses compétences spécifiques -, ont largement contribué à faire en sorte que 2022 puisse à juste titre être considérée comme une année réussie pour la fondation arboa.
Pierre-Yves Moeschler,
président de la Fondation Arboa